Zamanını İyi Yöneten Hayatını Yönetir
hepimizaileyiz.com.tr Yayın : 20.04.2012
Zamanımızı yönetmeye çalışmaya başlamadan önce öğrenmeniz gereken bir kural var o da “Parkinson Kuralı”: “İş kendisi için ayrılan zamanı doldurmak için uzama eğilimi gösterir” Cyril Parkinson.
Zamanınızı doğru şekilde yönetilmenin ilk kuralı doğru işlere doğru zamanı ayırmaktır. İyi de bunları nasıl tespit edeceğim? Hayatımızda gözümüz o kadar körleşmiştir ki, hangi işin acil, hangi işin önemli olduğunu algılayamayız için asıl önemli olan işleri asla yapamayız. İnsan için 4 tane alan vardır.
Bölgeler ve İşler
1.Bölge: Önemli ve Acil: Son dakika krizleri, ertelenmiş önemli işler. Hedeflerimize ulaşmamız
2. Bölge: Önemli ama Acil değil: Kişisel gelişim, planlama, sistem geliştirme, araştırma, bilgi toplama, analiz, spor yapmak, işbirliği yaratan “iletişim”, organizasyon, kısaca kişisel gelişimimiz ve toplumsal sorumluluklarımız için yapmamız gerekenler.
3.Bölge: Önemli Değil Ama Acil. Bizden beklenen ama bizde işimizi ,hayatımızı kontrol hissi yaratmayan her türlü iş; gereksiz e-posta ve fakslara cevap, verimsiz toplantılar, sizin işiniz olmayan işler. Acilen yapılması gereken hayır diyemediğimiz ama bize bir şey kazandırmayan işler.
4.Bölge: Önemli ve Acil Değil. Keyifli ama zaman öldürmeye yarayan işler: TV seyretmek, gazete okumak, çevremizdekilerle sohbet etmek, görüşmeler için yolda olmak, uzun çay molaları.
Peki Ama Zamanı Doğru Kullanmak İçin Önceliğimiz Ne Olmalı?
1.Bölge: Önemli ve Acil: Hemen Yapın
2.Bölge: Önemli Ama Acil Değil. Sorgulayın (hiç yapmasam ne olur? Benim yerime başkası yapsa ne olur? Teknoloji veya sistem kullanabilir mi? Dış kaynaktan yararlanabilir miyim?)
3.Bölge: Önemli Değil Ama Acil. Planlayın, programlayın.
4.Bölge: Önemli ve Acil Değil. Abartmayın
Uzmanlar Ne Öneriyor:
•Günlük planınızı yapınız.
•Hangi saat ve ne kadar süre ile hangi işle uğraşacağınızı belirleyiniz.
•Herhangi bir nedenle oluşacak boşlukları, bekleme sürelerini ise telefon etme, bir şeyler okuma vb. işlerle doldurun.
•Planınız tam mesai saati bitiminde işyerinden ayrılacak şekilde yapın.
•Başkalarına ait işleri yüklenmeyin.
•Randevu ve toplantı taleplerini geri çevirmeyi bilin.
•Her şeyi başkalarının istediği zamanda yapmak zorunda değilsiniz.
•İmzalarınızı da planlayabilirsiniz.
•Araştıracağına sürekli size soran birinin her sorusuna yanıt vermek zorunda da değilsiniz.
•Başkalarının çalışma düzeni ve anlaşışını değiştirmek yerine, önce ve öncelikle kendi çalışma düzeninizi ve anlayışınızı değiştirin.
•Masanız her zaman düzenli olsun. Masanızda gereğinden fazla evrak bulundurmayın.
•Düzgün bir dosyalama sistemi aradığınız evraka kolay ulaşmanıza yardımcı olur.
•Telefon rehberiniz?
•Bir ajandanız var mı?
•Teknolojiyi veÇÖP kutusunu kullanın!
•Randevu sisteminde ısrar edin, hatırlatmaktan çekinmeyin.
•Ziyaret süresini kibarca hatırlatın.
•Açık kapı, çat kapı demek değildir.
•Yaşamınızda ve hedeflerinize ulaşmada size yararı olmayacak hiçbir şeyi okumak için zaman harcamayın.
•Gereksiz bilgi akışını durdurun.
•Çöp kutunuzu kullanın.
Ve son olarak: Zor iş zamanında yapmadığınız kolay işlerin birikmesiyle oluşur. (H.Ford)
